БДДС: бюджет движения денежных средств в гостинице

Цель составления БДДС

Контроль движения денег на предприятии самый распространенный способ управления финансами гостиницы. Бюджет движения денежных средств, далее БДДС –это инструмент управления и контроля денежных средств компании. Цель БДДС – не допустить дефицита или профицита средств. Деньги, которые лежат на счетах – это не заработанная прибыль (хотя бы от процентов), а дефицит – признак неплатежеспособности.

Стандарт USALI содержит радел 2 «Финансовые отчеты» в котором описаны требования по подготовке двух видов бюджета движения денежных средств (Cashflow statement) прямым и косвенным методом. В настоящей статье мы рассмотрим базовые принципы подготовки БДДС в гостинице согласно стандарту USALI. В конце статьи вы найдете примеры шаблонов БДДС в формате Excel и рекомендации по автоматизации подготовки отчета.

БДДС необходим для решения следующих задач:

- обеспечение финансирования всей текущей деятельности, своевременная оплата всех счетов;

- своевременная работа с кассовыми разрывами;

- обеспечение необходимого финансирования новых инвестиционных проектов компании.

В БДДС регистрируются все операции с безналичными и наличными денежными средствами:

- поступления денег на расчетный счет и в кассу за услуги гостиницы;

- снятие денег с расчетного счета в кассу и перемещение между счетами компании;

- оплата поставщикам товаров и услуг;

- выплата заработной планы работникам;

- уплата налогов и сборов.

Кассовый разрыв – это не достаточное количество денег на счетах и в кассе предприятия для оплаты счетов, требующих оплаты в данный момент. Руководство отеля должно предупреждать «кассовые разрывы». Для этих целей применяется БДДС и Платежный календарь.

Если денег не хватает, правильная работа с БДДС позволит своевременно выявить потребность в банковском кредите и своевременно начать процесс подготовки его получения. Из БДДС понятна картина движения денег.

БДДС – это не только фактические записи о поступлении и расходовании денег. Для управления потоками важно планирование и прогнозирование поступления и снятия денежных средств для осуществления деятельности гостиницы. Планирование движения денег тесно связано с планированием бизнес-процессов отеля и является одним из ключевых процессов управленческого учета.

БДДС представляет собой план и факт, которые отражают все источники поступления и направления использования денежных средств по основным видам деятельности: проживание и питание гостей, а также деятельности обслуживающих подразделений.

Методы учета денежных средств по стандарту USALI

Кассовый метод учета – единственный метод учета движения денег.

Бюджет движения денежных средств составляется кассовыми методом – в него попадают операции по дате проведения. Для расчетного счета это дата поступления или списания денег с расчетного счета, для кассовых операций – это дата регистрации операции (обычно сопровождается чеком кассового аппарата).

Прямой метод составления БДДС

Прямой БДДС — это констатация факта движения денежных средств по направлениям:

- поступление выручки от продаж;

- оплата поставщикам товаров и услуг;

- инвестиционные вложения;

- сальдо по финансовой деятельности.

Косвенный метод составления БДДС

Косвенный БДДС — это анализ динамики статей баланса, с помощью которого выявляются источники поступления средств в компанию и направления их использования. Для составления бюджета движения денежных средств косвенным методом используется информация об изменении статей активов и пассивов в балансе. Иногда БДДС косвенным методом называют отчетом об изменении финансового положения.

БДДС косвенным методом необходим, как менеджерам, так и внешним пользователям, которые по его показателям могут увидеть реальные доходы и расходы, а также узнать:

- объем и источники получения денежных средств и направления их использования;

- способность компании в результате своей деятельности обеспечивать превышение поступлений денежных средств над выплатами;

- степень выполнения компанией своих обязательств;

- информацию о достаточности денежных средств для продолжения деятельности;

- уровень обеспечения инвестиционных потребностей за счет внутренних источников;

- причины разности между величиной полученной прибыли и объемом денежных средств.

БДДС нужен чтобы ответить на вопрос: почему у нас прибыль есть, а денег нет.

Основные разделы БДДС: виды деятельности

Отчёт БДДС на верхнем уровне группирует все движения денег в три основных вида деятельности предприятия:

- операционная деятельность;

- инвестиционная;

- финансовая.

Операционная деятельность

Это основной вид деятельности компании – основные процессы, которые создают поступление денег и затраты на ведение этой деятельности.

К операционным департаментам гостиницы стандарт USALI относит:

- номера;

- питание и напитки;

- парковку;

- СПА и фитнес центр;

- гольф;

- прочие направления деятельности для которых определяется финансовый результат.

Тем не менее для целей БДДС стандарт USALI предлагает выделять:

- поступления от гостей отеля;

- поступления от всех иных плательщиков.

Такая ограниченная аналитика доходов в БДДС гостиницы по стандарту USALI предлагается к использованию потому, что основной анализ деятельности предлагается вести по данным операционных отчетов соответствующих департаментов, которые готовятся методом начисления.

Инвестиционная деятельность

Связана с приобретением или продажей внеоборотных активов. Инвестирование, как и операционная деятельность, имеет своей целью получение прибыли или достижение полезного для компании эффекта.

Финансовая деятельность

Привлечение и возврат кредитов, необходимых предприятию для развития новых направлений производства. Операции с акциями, векселями, опционами и другими формами операций.

Методика управление движением денежных средств

Заявки на оплату и реестры платежей

Традиционным методом управления движением денег является процесс управления заявками на оплату. Такой процесс предполагает, что каждый руководитель ЦФО для оплаты счета регистрирует заявку на оплату, которая проходит определенный процесс согласования. В процессе согласования заявки на оплату она проходит контроль лимитов и включается в график платежей.

Реестр платежей – это сводная таблица, в которой собираются данные по поступившим заявкам на платежи от подразделений. Обычно заявки на оплату имеют ряд признаков, позволяющих принимать основные решения по согласованию и оценке текущей платежной ситуации:

- статус заявки – принята к исполнению или отклонена;

- планируемая дата оплаты – срок, в который заявка будет исполнена;

- источник платежа – расчетный счет (касса).

От реестра на оплату к платежному календарю

Платежный календарь – это отчет, который детализирует БДДС по периодам вплоть до отдельного дня. Платежный календарь служит для оперативного управления денежными средствами. Платежный календарь может составляться на месяц в понедельной или даже с разбивкой по дням. Кроме того, платежный календарь при этом может корректироваться каждую неделю.

Для платежного календаря необходимо взять за основу бюджет движения денежных средств на год и детализировать укрупненные статьи. Например, для «остатка средств на начало периода на расчетном счете» ввести детализацию по расчетным счетам компании.

Платежный календарь – это инструмент оперативного контроля финансовых потоков. Основным механизмом контроля является установка лимитов по статьям. Установка лимитов позволит видеть, насколько исчерпан бюджет и можно ли согласовать очередную заявку от того или иного подразделения.

Планирование движения денег

План движения денежных средств по операционной деятельности.

Перечень источников информации для планирования движения денег гостиницы:

- планы поступлений денежных средств – планируемые поступления на основе заключенных договоров и раннего бронирования;

- продажи – предполагается что продажи будет аналогичным прошлым периодам с поправкой на сезонные колебания и тренд;

- планы продаж – по информации от отдела бронирования;

- дебиторская и кредиторская задолженность – остатки задолженности на выбранную дату с разделением на текущие, просроченные и давние;

- неоплаченные заказы гостей – сумма оформленных заявок гостей и групп с поправкой на % оформления заказов;

- неоплаченные заказы поставщикам – выплаты за полученные товары и услуги, по которым поставщики предоставили отсрочку платежей;

- заработная плата – заработная плата выплачивается согласно графику и на основе штатного расписания, обычно очень точно прогнозируется.

План движения денежных средств по инвестиционной деятельности

Планирование приобретения основных средства или инвестиции в ценные бумаги обычно является частью стратегии компании и при ежегодном или ежеквартальном планировании руководство компании определяет планы для данного направления. План оплат по капитальным вложениям строится исходя из условий договоров с подрядчиками, смет и т. д.

Рекомендуется планировать движение денег отдельно по каждому проекту или инвестиционному активу.

План движения денежных средств по финансовой деятельности

Потоки от финансовой деятельности обычно возникают у компании, если она пользуется заемными средствами или сама предоставляет займы. Прогноз денежных потоков от финансовой деятельности – это график привлечения и обслуживания полученных средств.

Анализ на основе БДДС

Соотношение видов деятельности.

Основной принцип, по которому эксперты разделяют инвестиционную и финансовую деятельность предприятия, формулируют следующим образом. В процессе инвестиционной деятельности компания вкладывает свои средства, а финансовой – наоборот, получает их из внешних источников (например, банки или акционеры). В то же время целевой кредит, направленный на обновление парка станков производственной линии предприятия, может быть признан относящимся к основной деятельности, потому что направлен на ее поддержание.

Если компания планирует успешно развиваться, то денежный поток по основной деятельности всегда должен быть положительным. Сальдо по инвестиционной деятельности в большинстве случаев отрицательное; то же самое можно сказать о финансовой деятельности предприятия. Суммарный же денежный поток должен всегда оставаться положительной величиной. Причем, даже если это так, то это еще не означает, что у компании грамотно поставлено финансирование. Здесь важно то, за счет чего достигается то или иное значение суммарного денежного потока. Пример: если положительное сальдо достигается за счет продажи основных средств предприятия, то о ликвидности такого бизнеса можно сделать весьма неутешительные выводы.

Многие эксперты отводят бюджету движения денежных средств ключевую роль во всей системе бюджетного управления. Наличие кассовых разрывов, отсутствие или недостаток денежных средств считается первым признаком кризисных явлений в системе финансового обеспечения. Именно поэтому на большинстве современных предприятий процедуре формирования БДДС уделяется столь пристальное внимание.

Чистый денежный поток

Чистый денежный поток или Cash Flow показывает разницу между положительным и отрицательным балансом на конкретный промежуток времени.

Источники денежных средств

Предприятия, которые не могут устранить отрицательное сальдо в течение длительного периода, движутся к банкротству. Именно в таких компаниях появляются задержки зарплат, долговые обязательства не выполняются, кредиторы наседают, а прибыли не покрывают текущих расходов.

Для формирования эффективного бюджета ДС по операционной деятельности следует учитывать источники:

1. Нормы оборачиваемости дебиторской/кредиторской задолженности.

2. Данные по планируемым продажам и планируемым расходам, скорректированные на НДС и средним остаткам ДЗ и КЗ на конец периода.

3. Графики платежей по договорам, заключенным на последующий финансовый год.

Бюджет ДС по операционной деятельности фактически дает информацию об ожидаемой способности организации генерировать денежные потоки без привлечения внешних источников финансирования.

Шаблоны БДДС в формате Excel Шаблон отчета БДДС в формате xls прямым и косвенным методом можно найти на сайте проекта. (https://usali.ru/cashflow/)

Подготовка отчета начинается с планирования для установки лимитов расходования денег по статьям. Выполнять эту работу вручную, в Excel сложная работа. Ко всему прочему, план устаревает иногда так быстро, что многие компании не пытаются планировать. Мы рекомендуем автоматизировать процесс планирования с использованием программ и сервисов Финоко. Для автоматизации планирования вы задаете зависимость между плановыми показателям. Зависимости задаются либо в виде долей или процентов, либо в виде фиксированных ставок затрат. Система связей между показателями является финансовой моделью вашего отеля.

Проект Финоко предлагает не только программы для автоматизации деятельности, но и готовые к использованию модели, многие из которых включают финансовые модели. Вам нужно только поправить под вашу реальность ведения дел % и ставки которые вы используете.

Собирать фактические данные о платежах означает регистрировать все оплаты в какой-то системе учета. Если вы это делаете до сих пор вручную, у нас есть для вас хорошая новость – это можно больше не делать. Система автоматизации учета Финоко позволяет загружать данные о кассовых операция из ОФД. Вам не нужно ничего для этого настраивать! Программа USALI для 1С (https://usali.ru/products/usali1c/) позволяет получать выписки из банка о движении по расчетному счету автоматически. А для ряда банков уже существует прямое подключение. Проверьте не находится ли ваш банк в списке поддерживаемых. Если мы уже подключили прямой обмен с вашим банком, ваш БДДС будет заполняться автоматически.

Предлагаем вам попробовать возможности сервиса Финоко (https://usali.ru/products/webservice/) для автоматического формирования БДДС в вашей гостинице.